Alexia, la suite educativa Alexia responde a todas las necesidades de gestión, comunicación, enseñanza y aprendizaje de un centro educativo. Un entorno multi-idioma, totalmente web, que se caracteriza por su flexibilidad y sus posibilidades de personalización, adaptándose al proyecto educativo. Una solución con un equipo detrás, que acompaña al centro educativo en todo el proceso de cambio. Sus posibilidades de integración con soluciones específicas permiten al centro educativo o agrupación construir un ecosistema TIC coherente e integrado.

Para conocer un poco de este sistema te recomiendo ver este vídeo.


Alexia es un sistema creado por la empresa Educaria, que se distribuye en distintos países, aquí en Perú tenemos una oficina que trabaja desde la ciudad de Lima, en el portal web encontramos más información sobre sus productos y servicios: https://www.educaria.com.pe/.

A continuación pasare a contar parte de la experiencia que hemos tenido en los procesos de Implementación, Inducción(Administrativos-Docentes-Padres de Familia), Gestión Administrativa y Académica.  

Implementación 

En esta etapa luego de que se realizó el acuerdo comercial y se definieran los requisitos exactos para la migración de información y tratamiento de la data de nuestra institución, se paso a coordinar con la empresa la implementación del servicio alexia para nuestra escuela. Alexia crea un propio servicio independiente, otrogandonos a nosotros, privilegios de administración y gestión total de la plataforma, es decir podemos adaptar a nuestras necesidades algunas configuraciones importantes para nuestro trabajo diario, modificar perfiles y permisos de acuerdo al usuario registrado en la plataforma, ya sea administrativo, docente o padre de familia. Ese proceso puede demorrar unos días, pues el soporte informático de España es quién realiza esa creación de un servicio individual por colegio, es como si fuera un subdominio copia de la plataforma original, es decir, en vez de acceder a la plataforma central www.alexia.com nosotros ingresamos a un apartado propio www.escuela.alexia.com. Esto tiene ventajas, pues tenemos un espacio único y podemos manejar el acceso a nuestro plan de gestión. Los servidores están en España, por lo que tenemos una diferencia horaria de 7 horas, mientras en España llegan a la tarde del lunes, nosotros recién despertamos a la mañana del lunes. Entonces las coordinaciones y solicitudes de información en esta primera etapa deben ser en tiempo real, por lo que la empresa asigna a un asesor en todo este proceso que gestiona el avance y se comunica con nosotros directamente.

En el proceso de implementación la escuela no tiene mucho que ver con respecto a la plataforma o los servicios de hardware, nosotros tenemos un papel importante luego, cuando ya este el espacio creado para nuestra escuela, es necesario subir o migrar la data, bueno la cantidad de data dependerá de toda la información que haya tenido el colegio en el transcurso de los años, nuestra institución en ese momento estaba llegando a los 19 años de trabajo, imaginen la cantidad de data que teníamos que procesar y migrar. La escuela genera mucha información, de las cuales la mas valiosa considero yo, son las notas, notas por bimestre y finales del año; luego tenemos la información de pago de pensiones, datos personales de alumnos, datos de los padres de familia, etc. Entonces nuestra escuela al tener aproximadamente mil estudiantes cada año, por los años que tenemos trabajando, si tenia una data muy importante y grande.

Alexia nos envió un archivo para completar los datos necesarios, pues la data que migraríamos debería visibilizarse en Alexia, para generar reportes o para realizar cualquier otro proceso. Aquí quiero resaltar algo que muchas veces en instituciones educativas puede pasar, en nuestro intento de querer gestionar la información, muchas escuelas crean sistemas de gestión propias o terciarizada, es decir manda a crear a programadores un sistema para matricula, otro para recaudación, otro para reportes, etc. Entonces como nos paso a nosotros, teníamos muchos sistemas que no se integraban, al trabajar con Alexia nos dimos cuenta de la importancia de tener organizada la información, incluso tener un sistema de backup ante cualquier incidente, pues la data que tenemos es mas valiosa al pasar de los años. Otro punto fue que debíamos especificar los procesos y responsables de cada uno de ellos, por eso en el siguiente punto donde hablaremos de la inducción, se resalta que cada tipo de usuario tiene permisos específicos que se pueden modificar cuando queramos, pero que deben estar definidos para así en Alexia darle los mismos privilegios.

Entonces fue ahí donde empezamos a crear un listado de Perfiles y roles, aquí les comparto algunos que tenemos, no empezamos con todos, pero con las facilidades de poder crear nuevos, lo adecuamos a nuestra necesidad:
  • Administrador del Sistema 
  • Auxiliares Académicos
  • Coordinador Académico Sede
  • Director Administrativo
  • Director del Colegio
  • Docente
  • Facturación
  • Padres de familia
  • Perfil Secretaría
  • Psicologo OBE
  • Recepción
  • Tópico / Enfermería

No todos los cargos en una escuela se van a crear en Alexia, pues habían algunos que cargos que no usaban un sistema de control, como es el caso de los cargos del personal logístico y portería. Entonces aquí debemos mapear quienes son los usuarios que directamente todos lo días trabajar usando la plataforma Alexia para registrar sus procesos.


Inducción(Administrativos - Docentes - Padres de Familia)

Como muchos comprenderán el proceso de adecuación o asimilación de un producto o sistema nuevo siempre trae resistencia, pues al ser algo nuevo, debemos capacitar sobre su uso, aquí podemos cometer muchos errores pues al no tener mucho conocimiento o practica siempre tendremos esos deslices de la memoria y cometeremos algunas equivocaciones.

Para ello es importante tomar en serio el proceso de inducción y ser capaces de crear un mecanismo para que el mismo proceso de inducción sea compartido con todos nuestros compañeros nuevos en la institución. La empresa Educaria, planifica las capacitaciones presenciales y su personal de España viene a realizar la capacitación en tu centro educativo, fue una jornada de 4 días de capacitación en nuestra institución y logramos capacitar a docentes y administrativos. Luego se estableció un cronograma de capacitaciones para el resto de perfiles de manera virtual, utilizando Skype.

Aquí el punto importante es documentar toda la experiencia, de ser posible hasta grabar algunas experiencias de uso de otros centros que la empresa comparte en la capacitación, también es vital reconocer el nivel de adaptación del personal de la escuela, si tenemos un muy alto nivel de retención es importante crear otra estrategia de capacitación más permanente, la empresa puede crear una plataforma demo para practicar y probar funciones antes de empezar con la plataforma real, donde están nuestros datos reales. Esto podría ayudar a los usuarios a ganar confianza y sobretodo asegurar que la implementación sea un éxito. Debemos recordar también los tiempos, en nuestro caso la inducción fue en los meses de vacaciones, Enero-Febrero, para ya aplicarlo al inicio de clases en Marzo, Yo recomendaría que se realice primero la inducción de manera formal por la empresa, luego los docentes siguen haciendo practicas de las funciones en la plataforma de prueba o demo, para ya luego empezar a trabajar en la plataforma real.

Administrativos, los temas principales de su capacitación fueron temas de gestión de la plataforma, la parte contable de cobros, gestión de usuarios y reportes. Aquí iniciamos una aventura de poder implementar por primera vez una matricula on-line, se diseño todo el proceso y se empezó a trabajar con un primer modo de reserva de vacantes y actualización de datos. Posteriormente se desea planificar el pago on-line pero hasta la reserva de matricula hemos llegado a trabajar, en un inicio algunas dificultades con los usuarios por la falta de practica o uso de una computadora. Pues todos los padres no dominan el tema informático, pero si se recomienda analizar bien la estrategia pues como explique al inicio, si tenemos un gran porcentaje de resistencia en los usuarios, nos dificultara en algo la implementación.

Docentes, fueron capacitados en las funciones principales, pasar asistencia, registrar notas, reportar incidencias, enviar comunicados a ppff, descargar reportes. Los docentes tienen actividad diaria con la plataforma, pues ahora tienen la posibilidad de registrar todo lo que ocurre en el salón de clase, pueden reportar directamente al ppff en tiempo real si sucede un caso grave o colocar notas del avance de sus hijos en clase. Si bien es cierto demanda mas del trabajo de un docente para realizar estas funciones, al final podemos tener mucha información a nuestras manos para tomar decisiones, es decir si en un mes tenemos registradas varias incidencias de comportamiento, asistencias y notas, podemos tener un conteo del total de casos atendidos en el aula y eso reportarlo a los padres de familia. En el caso de docentes tutores, ellos tienen asignados las aulas donde son tutores, tienen otros permisos adicionales y la gran ventaja es que pueden monitorear las calificaciones de otros docentes asignados a su aula de tutoria con la finalidad de estar al tanto de sus alumnos en otras disciplinas y comunicar directamente al ppff pues también puede enviar comunicados masivos a toda el aula.

Padres de Familia, se convocó a todos los padres de familia para que reciban su inducción por aulas, es decir el docente tutor ayudaba en la capacitación del uso de esta plataforma, también se enviaron guías e información precisa sobre el uso de la plataforma. Aquí la resistencia era mayor pues algunos padres estaban acostumbrados a siempre comunicarse con el colegio y docentes por el cuaderno de control, se deja de lado la papelería y se empieza una era en la que nos comunicamos por la plataforma virtualmente, los ppff con facilidad de uso y conocimientos en informática se adaptaron rápidamente, pero con el resto tuvimos que seguir tratando de capacitarlos, aquí tuvimos otro inconveniente con los datos de acceso. Muchos padres de familia ingresaban a la plataforma un día y luego se olvidaban la contraseña, otros no tenían correo electrónico, algunos no revisaban su bandeja de entrada. Estuvimos los primeros meses tratando de atender a los ppff por ese tema de acceso, pues el padre que no ingresa a alexia, prácticamente se esta perdiendo de mucha información registrada por los docentes en la plataforma.

Un punto importante es que como escuela se estableció que la comunicación formal con ppff es a través de la plataforma Alexia, los comunicados o anuncios enviados a través de esa plataforma son los oficiales, previniendo así cualquier tipo de información o acuerdo no formal de otros espacios. Pues los ppff crean grupos de Whatsapp para comunicarse, que esta permitido pues tienen toda la libertad de hacerlo, pero no es el mecanismo oficial para comunicar cosas referentes a la escuela.


Gestión Administrativa y Académica

Para los procesos de gestión administrativa y académica, se organizaron y rehicieron procesos que antes se realizaban de manera manual o desde otro sistema propio de la escuela. Aquí lo importante que tengo que resaltar es que al ser un sistema que se puede integrar desde una consola central, esto trae ventajas para una escuela que tiene varias sedes por administrar, es decir desde la misma plataforma de Alexia podríamos gestionar cambios y procesos de nuestras tres sedes. 

Para los que tienen experiencia en el proceso de gestión académica, sabrán lo tedioso que es realizar la impresión de boletines en cada bimestre, aquí necesitábamos monitorear los avances de registro de notas de parte de los docentes, también el saber que alumnos tienen calificaciones aprobadas y desaprobadas, registrar comentarios a ppff sobre avances de sus hijos, etc.

Un punto importante es la configuración del sistema de evaluación escolar, si se realizará en base a competencias, indicadores, de manera cuantitativa, por indicadores o actividades de avance. Alexia nos permitió iniciar el proceso de evaluación por indicadores, para luego implementar el sistema de evaluación por competencias, estamos trabajando aún en mejorar los desempeños pero la herramienta nos permite evaluar y monitorear los logros correctamente. Aquí el gran trabajo pesado para nosotros los administradores es como cargamos los indicadores de evaluación, las competencias o desempeños, imaginen tanta data si multiplicamos a cada curso sus propios desempeños y competencias, por la cantidad de aula, por sección y niveles. De verdad que son muchos y se necesitaba un sistema que los administre, pues por cada bimestre es uno único o diferente al anterior, corregir cambios de último momento o quitar su asignación por no haberlo trabajado en el bimestre. Aunque el sistema alexia no brindaba una herramienta tan sencilla para realizar eso con pocos click, al inicio tuvimos que realizar varios procesos, pero se ajusto a lo que la institución requería.

Aún tenemos otras funciones que no hemos explotado como institución, pero creo que según se haga necesidad o lo veamos como necesario podremos implementarlo.

Luis Saavedra